Het digitaal archief van GensDataPro is een zeer eenvoudige van structuur.
Het doel is met name het archiveren van documenten en foto’s op de persoon of personen op wie deze betrekking heeft. Zo heeft u altijd snel een foto van iemand, of een akte, of een filmpje.
Bovendien, mits een beetje chronologisch in het dossier geplaatst, kan een digitaal (foto)archief een heel helder beeld geven van een bepaalde persoon.
Let op de kleine foto in het gegevensvenster: dit duidt aan dat er een digitaal dossier bij de persoon is; een klik erop doet het digitale dossier verschijnen.
Plaatjes en figuren in het dossier kan GensDataPro zelf tonen door erop te dubbelklikken. Hierna doet een klik met de linkermuisknop in het plaatje dit inzoomen; de rechtermuisknop zorgt voor uitzoomen.
De foto’s en documenten staan altijd in een -aan de bestandenset onderliggende- directory (map), eventueel onderverdeeld in sub-directories (mappen). Wanneer uw bestandenset ‘BAKKER’ heet en in de voor GensDataPro standaard gegevensmap DATAGD1 staat, dan zal uw digitale dossier in de map DATAGD1\BAKKERdossier\ staan.
Het beste is om grote series foto’s eerst massaal te scannen en deze daarna passende namen te geven alvorens ze toe te wijzen aan personen. Het sorteren van foto’s is aanzienlijk prettiger wanneer men aan de naam ziet welke foto het is. Een grote aanrader is om -waar mogelijk- een datum in de bestandsnaam op te namen: voorbeeld: “ouwe Gerrit.jpg” had beter “ouwe Gerrit 1920” kunnen heten.