Foto’s en dossiers

De Dossiermap van GensDataPro wordt automatisch aangemaakt zodra u een eerste foto toekent aan een persoon.

Indien het GD3-bestand
C:\gensdatapro\datagd1\BAKKER heet, dan heet deze dossiermap
C:\gensdatapro\datagd1\BAKKERDOSSIER\
Daarna is het aan jezelf hoe je de diverse foto’s noemt, en in welke submappen je de foto’s onderbrengt. (met foto’s bedoelen we eigenlijk ieder soort bestand wat je in een dossier onderbrengt: scans, filmpjes, brieven, e-mails, wat dan ook).
Het maakt voor GensDataPro absoluut niet uit hoe je de bestanden of submappen noemt, of welke submappenstructuur je aanbrengt. Dat mag je helemaal zelf weten.
We geven echter graag wat aanwijzingen, alleen voor wie geen idee heeft hoe het aan te pakken.
Achteraf wijzigen is wel mogelijk, maar zal foto voor foto moeten gebeuren, dus het is prettig wanneer er vanaf het begin een goed systeem wordt opgezet.
Wie over onderstaande andere meningen heeft: uitstekend; doe het vooral zoals je zelf wilt. We roepen niet op tot een discussie. Deze tekst is uitsluitend bedoeld om je wellicht op een goed idee te brengen.

Onderin vind je een samenvatting

Kern van de zaak is, dat je probeert vast te leggen waar de originelen, dus de papieren stukken, zich bevinden. Ooit zal iemand het van je overnemen, en die zal je zeer erkentelijk zijn wanneer het voor hem mogelijk is om uit de mappenstructuur enigszins te achterhalen,waar hij de papieren originelen (en “echte” foto’s) terug kan vinden.
Iedere genealoog begint op een goed moment met een systeem om de foto’s, krantenknipsels, kopieën van aktes, enz. op te slaan, bijvoorbeeld in mappen en/of fotoalbums.

Mappenstruktuur

Stel, je hebt uw foto’s nog in de originele albums, je dia’s in genummerde dia-rekjes, en je kopietjes van aktes in (genummerde) ringbanden. Probeer dit systeem dan in de mappen terug te laten komen. Binnen de ringbandenheb je wellicht op elk kopietje een nummer geschreven (met potlood) zodat je het zelf terug kan vinden. Waarschijnlijk zijn dit dan persoonsnummers van een genealogieprogramma, maar misschien heb je een aparte ringband voor aktes, een aparte map voor bidprenten en een aparte map voor DTB kopieën.
De combinatie ringbandnummer-documentnummer is uniek en je kunt je aktes terugvinden door de juiste ringband te pakken, en open te slaan op het juiste nummer.
Dit papieren systeem behoort leidend te zijn aan het digitale dossier.

Wanneer je een serie foto’s mooi in één fotoalbum hebt zitten, zorg er dan voor dat in het digitale dossier deze foto’s ook in één map komen. Die map is dan een digitale representatie van het gehele album.
Je gaat dus niet proberen alle foto’s van Pieter de Vries in één map te plaatsen. Daarmee loop je vast met foto’s waarop meerdere mensen staan, maar vooral is van belang dat het ordenen van de foto’s op persoon, al gebeurt in GensDataPro. Dat is namelijk het doel van GensDataPro: ordening aanbrengen. Een dergelijke ordening ook in de mappenstructuur aan te brengen zou gewoon dubbel werk zijn, waar je vroeg of laat mee vastloopt. Het onderbrengen van de scans van foto’s in een album-map is veel logischer en natuurlijker.

Nu hebben we de volgende twee stellingen:

• Je probeert de plaats van het originele papier te weerspiegelen in de naam van de map
• Je probeert de inhoud van de foto of scan te weerspiegelen in de naam van het bestand.

Bijvoorbeeld:
Je hebt een mooi oud houten album (met van die kartonnen bladzijden), met daarin een foto van Gerrit vd Boom, genomen in 1912.
Noem de foto dan 1912 Gerrit vdBoom.jpg, en plaats die in de map houten album.
De geboorteakte van Gerrit heb je gekopieerd, en in de ringband met “vdBoom” op de rug zitten, met linksboven op de kopie geschreven “GvdBoom 372”.
Noem de scan dan bijvoorbeeld “BSG GvdBoom 372”, en de map “vdBoom”, ondergebracht in de map “ringbanden”.

Indien je een ringband hebt met op de rug “aktes”, en daarin op datum de aktes ondergebracht, noem dan de foto BSG 1871 GvdBoom 372.jpg“, en breng die onder in de map Aktes, die zelf in de map “ringbanden” zit.

Beschouw onderstaande twee dossiervoorbeelden:

;

Het linkervoorbeeld toont een dossier wat heel duidelijk gebaseerd is op een echt “papieren” systeem. Mocht iemand het ooit overnemen, dan treft hij op de harde schijf van zijn voorganger een mappenstruktuur aan die zeer eenvoudig terug te herleiden is naar de originelen.
Het rechter voorbeeld heeft een mappenstruktuur die sterk gebaseerd is op de aard van het document, de foto of de scan.
Indien er inderdaad een map is die heet “aktes-huwelijk”, waarin alle huwelijksaktes zijn opgenomen, dan is dit uitstekend. Wellicht is er zelfs een aparte map met pasfoto’s, en een map met groepsfoto’s. Maar dat wordt al onwaarschijnlijker. Wanneer iemand deze bestandsstructuur overneemt, en een foto opnieuw (met hogere resolutie) wil scannen, dan heeft hij niet zo snel de betreffende pasfoto tevoorschijn gehaald.
Daarentegen, wanneer iemand een naam en een geboortedatum weet, en de scan van de akte wil zien, dan heeft hij met het rechterdossier sneller de scan opgezocht in Windows Verkenner. Waar het “papier” zich bevindt is dan nog steeds onbekend, maar de scan is snel opgezocht.
Echter, het opzoeken van een scan kan makkelijk in GensDataPro, dus dat hoeft niet in de Verkenner mogelijk te zijn. Dus dat spreekt weer in het voordeel voor het linker systeem.

Van belang is nu wel: wanneer het rechter systeem je meer aanspreekt, doe het dan vooral zo of hanteer een middenweg. Er is geen “goed” of “fout”. Dit artikel dient alleen ervoor om je alle kanten van de zaak te laten zien.

Bestandsnamen

Wat we wel ernstig willen aanraden is:
Geef de bestanden een enigszins betekenisvolle naam.
De losse bestanden zullen namelijk naar collegae worden ge-emaild, en weer doorgestuurd. Bovendien komen bij de diverse handelingen met dossiers in GensDataPro de bestandsnamen in beeld, en dan is het prettig om aan de bestandsnaam te kunnen zien wat voor document het ongeveer is. En een bestandsnaam zit vrij onlosmakelijk vast aan het document, in tegenstelling tot de naam van de map waar het document in zit.
De geboorteakte van Gerrit van den Boom, geboren in 1871, noem je liefst “geb akte GvdBoom 1871.jpg“.
Natuurlijk heb je meerdere Gerrits in je bestand. Dan is het uitstekend om een persoonsnummer achter de naam te plaatsen. Maar vermijd dat je slechts zet “372.jpg“, want een ander kan met die bestandsnaam natuurlijk niets. Het lijkt in het begin een mooi systeem, maar op een goed moment zie je door de bomen het bos niet meer met al die nummers.
Bedenk ook goed dat de GensDataPro persoonsnummers zeer vergankelijke referentienummers zijn. Indien je diezelfde nummering ook op je papieren hanteert is het wel acceptabel, maar alleen omdat dan de nummering verwijst naar papier. Die nummering blijft dus zinnig. Maar wanneer je een ver familielid ooit een deelbestand (afsplitsing) van je stamboom geeft, en hij krijgt daar foto’s bij met alleen nummers, en die nummers zijn helemaal niet als de nummers in de afsplitsing, dan is die persoon niet blij! En denk eraan dat zo’n ver familielid natuurlijk geen enkele interesse heeft in de kwartierstaat van uw partner.

Een aardig gebruik van het benoemen van bestanden is om deze te beginnen met een inhoudelijke datum, in “ISO notatie”, ofwel YYYYMMDD. de scans staan dan, indien gesorteerd op alfabet, direct ook op aktedatum gesorteerd. Wen jezelf dit aan, want het zal zich lonen.
Is de aktedatum bijvoorbeeld 20 mei 1871, dan noem je de scan bijvoorbeeld
18710520 Geb akte Gerrit vd Boom 372.jpg.

Gebruik niet te lange bestandsnamen, en liefst zonder vreemde tekens.
Deze regel is weer tegenstrijdig met de voorgaande. Maar lange bestandsnamen worden door andere systemen weer minder goed getolereerd. Zelfs tussen Windows versies zitten hierin verschillen. Een bestandsnaam als:
1898 Gerrit van den Boom en Louisa Schoep op het Stoomschip “Zuid Holland”.jpg is vragen om moeilijkheden. Het gaat allemaal wel, maar ineens merk je dat de plaatjes op de website niet meer allemaal doorkomen, of dat de dossiermap niet meer op een CD is te branden.
Beperk je liever tot een maximum van 30 letters. Daarbinnen moet iets zinnigs te verzinnen zijn, bijvoorbeeld:
1871 GvdBoom met LSchoep op schip.jpg.
Vermijd liever tekens zoals komma’s, aanhalingstekens, haakjes, punten etc.
Ook deze leestekens in bestandsnamen kunnen ooit ergens problemen gaan geven, al lijkt het in eerste instantie prima te kunnen. Gebruik zelfs liever geen hoofdletters: op sommige computersystemen worden hoofdletters en kleine letters als totaal verschillende karakters gezien, terwijl ze in Windows gelijk zijn. Dat kan dus op andere systemen problemen gaan geven bij de bestandsnaam-verwijzingen.
Een lastig conflict: duidelijke bestandsnamen, maar niet te lang. Het is aan jou om hier een evenwicht in te vinden.

Documenten waarvan je het origineel niet bezit

Op een gegeven moment heb je je eigen foto’s wel gescand en ondergebracht.
Familieleden hebben ook vaak nog oude fotoalbums, en in ruil voor een mooi geneagram mag je die best een weekje lenen om te scannen.
(Een kleine hint: fotoalbums gaan binnen families vaak mee met de oudste dochter. Zoek dus die achtertantes op, want die hebben de schatten).
Die albums moeten terug, dus je hebt zelf het papieren origineel niet.
Interessant is toch om op één of andere manier vast te leggen waar de originelen zijn. Genealogisch is dat onbelangrijk, maar een mogelijke opvolger zal wellicht de originelen beter willen scannen, of nader bekijken.
Wanneer je dan een mappenstructuur voor “externe albums” aanlegt, leg daarin mooi vast wie de originelen bezit. Nog mooier is wanneer je in die mappen ook nog vastlegt wanneer die persoon dit album bezat. Immers, ooit worden ze weer doorgegeven aan hun kinderen, of erger nog: uit elkaar getrokken en verdeeld onder de kinderen.
Dit mondt uit in een structuur als onderstaand:

.
Je ziet hierin dat ik op 11 maart 2004 bij mijn tante Truus was, en daar twee albums te leen meekreeg. Alles wat ik scande uit die albums hebben een redelijkerwijze terugvindbare plaats gevonden in mijn digitale dossier.
Zodoende vormt je dossier gelijk ook een mooi “dagboek” van wanneer je wie bezocht.
In ruil krijgt de betrokken tante natuurlijk een mooie print van de stamboom (met foto’s) en een CD met de gemaakte scans.

Zie je dat ik op 2 januari bij mijn tante Ank was, die alleen maar een oud geel album had, en een flinke schoenendoos met losse foto’s ?

Ikzelf maak geen kopieën meer van aktes: ik fotografeer ze uitsluitend met mijn digitale camera. Op een goede dag haal ik uit een archiefbezoek wel zo’n 80 foto’s , die ik dan ’s avonds één voor één toewijs aan de betreffende dossiers.
Omdat ik helemaal geen zin heb om de foto’s weer onder te verdelen in diverse akten-mappen, zet ik ze gewoon bij elkaar in een map: ik was op 10 juni 2004 in het stadsarchief van Den Bosch, en wat ik daar allemaal fotografeerde, zit in de map 20040610 SA Den Bosch. Wat voor documenten het zijn maak ik duidelijk doordat ik in GensDataPro de aktes toewijs aan bronnen. (ik voeg overigens vaak de aktes ook toe aan de persoonsdossiers van de hoofdpersoon van de akte). De foto’s zelf loop ik nog wel af en geef ik een naam waaruit ik de akte kan herkennen:

Zie je dat de trouwakte van Willem 4 pagina’s betrof ?
Zie je het voordeel van die bestandsnamen met ISO datum ?
Dit is een zeer persoonlijke manier van werken die ik niet opdring. Maar voor wie geen idee heeft hoe te werk te gaan, is het misschien een interessant voorbeeld.
Gezegd moet ook worden: zodra de aktes mooi gescand op internet beschikbaar komen, zal ik die ook downloaden en eerder onderbrengen in een mappenstructuur zoals het Hoflanddossier in de eerste figuur van deze tekst. Daarbij valt ook niet echt een ander zinnig systeem te verzinnen.

Resumerend

• Leg de plaats van oorspronkelijke documenten vast in de mappenstructuur.
• Leg de inhoud van de foto’s en scans (enigszins) vast in de bestandsnaam
• Hang de bestandsnamen in geen geval volledig op aan de GensDataPro persoonsnummers. Je kunt de GensDataPro-persoonsnummers wel opnemen in de bestandsnaam, maar bedenk dat alleen dit nummer niet volstaat en houd er rekening mee, dat de persoonsnummers van GensDataPro van ondergeschikt belang zijn en bij een afsplitsing hun betekenis verliezen.
• Indien mogelijk, begin namen van bestanden of mappen met een ISO datum: “YYYYMMDD”.
• Gebruik zo kort mogelijke namen (max 30 letters, liever veel korter). Dit geldt ook voor de map-namen.
• Vermijd gebruik van leestekens : ,(komma’s) .(punten) ” [ ] { } ( ) / % @’.
  Spaties en underscores ( _ ) zijn toegestaan.
• Liefst ook zo min mogelijk gebruik van hoofdletters.

Deze regels zijn adviezen, en mogen absoluut gebroken worden. Heb je al een uitgebreid digitaal dossier en strookt dit dossier niet met bovenstaande, geen zorgen. Je hoeft dit niet allemaal te wijzigen. Laat het lekker zo.
Maar indien je dingen leest die je aanstaan, pak het dan vanaf nu verder goed op.

Het is in GensDataPro vrij eenvoudig om foto’s toe te voegen aan personen en scans aan bronnen. Kies in verkenner een foto en kopieer deze foto met CTRL+C.
Ga dan naar GensDataPro, zet de betreffende persoon (of bron) in het scherm linksboven, en toets CTRL+V:
GensDataPro vraagt dan nog hoe je de foto wil gaan noemen (je kunt de naam dus wijzigen) en in welke sub-map je de foto wenst, waarna de foto is toegevoegd aan de persoon (of bron).

Foto’s en scans (en filmpjes etc) komen in GensDataPro altijd in de dossiermap van het bestand. Die dossiermap heeft altijd dezelfde naam als het bestand, met “dossier” erachter.
Bij het bestand “oranje.gd3” zit een map “oranjedossier”. De dossiermap moet in dezelfde map staan als het gd3 bestand.

De dossiermap wordt automatisch gemaakt zodra je de eerste foto toevoegt.

GD3 bestanden mogen staan waar je wilt op uw PC. Maar zet de zaak liever niet “te diep”. Dat wil zeggen, met een te lang pad. Dit geeft problemen met bestanden in de dossiermap die zelf ook al een lange naam hebben.
Dus kies het liefst een eenvoudige map zoals de datagd1 map in de gensdatapro map.
Je kunt het GD3 bestand samen met de dossiermap in een submap zetten: dat is wellicht overzichtelijker.
In het voorbeeld hierboven heb ik oranje.gd3 in een submap “oranje3” gezet.

Wanneer je bestand “mijnstamboom.GD3” heet, en je wil het “hendrix.GD3” gaan noemen, dan open je het bestand in GDP, en bij “Bestand – Opslaan als…” geef je de nieuwe naam Hendrix.GD3 in.
(simpelweg hernoemen in Windows Verkenner kan ook)
Bij “Opslaan als…” wordt nu, indien er een dossier is, voorgesteld om ook de dossiermap te kopiëren met het nieuwe bestand mee. Je kunt er voor kiezen de dossiermap niet te kopiëren.
Je moet er dan zelf aan denken om in Windows Verkenner de dossiermap te hernoemen.
In dit voorbeeld zul je een map “mijnstamboomdossier” aantreffen. Die map hernoem je naar “hendrixdossier”.
Dit alles is overigens niet hoofdlettergevoelig.

NB: na het handmatig in Windows Verkenner hernoemen van de dossiermap bestaat het oorspronkelijke bestand ook nog: “mijnstamboom.GD3”. Na hernoemen van de dossiermap kun je “mijnstamboom” wel weer openen, maar dan zul jezien dat de foto’s niet meer verschijnen. Die zitten immers in de -nu hernoemde- map hendrixdossier..